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会议邀请函的作用有哪些?会议邀请函的结构是怎样的?

发布时间:2020-07-16 09:06:40作者:匿名阅读:206

  举办的重要会议,要邀请成功专业的人士前来参加,需要给被邀请人呈递邀请函。那大家知道会议邀请函的作用有哪些吗?还有,会议邀请函的结构是怎样的呢?一起跟遇柬你邀请函小编来了解一下相关内容吧。



会议邀请函

  会议邀请函的作用

  会议邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议,具有礼仪和告知双重作用的会议文书。 邀请函用于会议活动时,与会议通知的不同之处在于:邀请函主要用于横向性的会议活动,发送对象是不受本机关职权所制约的单位和个人,也不属于本组织的成员,一般不具有法定的与会权利或义务,是否参加会议由对象自行决定。举行学术研讨会、咨询论证会、技术鉴定会、贸易洽谈会、产品发布会产等,以发邀请函为宜。而会议通知则用于具有纵向关系(即主办方与参会者存在隶属关系或工作上的管理关系)性质的会议,或者与会者本身具有参会的法定权利和义务的会议,如人民代表大会、董事会议等。对于这些会议的对象来说,参加会议是一种责任,因此只能发会议通知,不能用邀请函。学术性团体举行年会或专题研讨会时,要区别成员与非成员。对于团体成员应当发会议通知,而邀请非团体成员参加则应当用邀请函。


  会议邀请函的结构与写法

  1.标题。由会议名称和“邀请函(书)”组成,一般可不写主办机关名称和“关于举办”的字样,如:《亚太城市信息化高级论坛邀请函》。“邀请函”三字是完整的文种名称,与公文中的“函”是两种不同的文种,因此不宜拆开写成“关于邀请出席××会议的函”


  2.称呼。邀请函的发送对象有三类情况:

  (1)发送到单位的邀请函,应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书,称呼中要用单称的写法,不宜用泛称(统称),以示礼貌和尊重。

  (2)邀请函直接发给个人的,应当写个人姓名,前冠“尊敬的”敬语词,后缀“先生”、“女士”、“同志”等。

  (3)网上或报刊上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以“敬启者”统称。


  3.正文。正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办会议的背景和目的,用“特邀请您出席(列席)”照应称呼,再用过渡句转入下文;主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项;最后写明联系联络信息和联络方式。结尾处也可写“此致”,再换行顶格写“敬礼”,亦可省略。


  4.落款。因邀请函的标题一般不标注主办单位名称,因此落款处应当署主办单位名称并盖章。


  5.成文时间。写明具体的年、月、日。



会议邀请函

  阅读了上文遇柬你邀请函小编的介绍,大家应该对会议邀请函的作用有哪些以及会议邀请函的结构是怎样的有所了解了吧。如果贵公司需要制作会议邀请函,欢迎前来咨询本网站。

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